Start Business Sieben Regeln für eine Reiserichtlinie

Sieben Regeln für eine Reiserichtlinie

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Warum eine Reiserichtlinie für jedes Unternehmen – egal welcher Größenordnung – wichtig wäre, erklärt Travel-Management-Experte Hannes Schwarz. Die Reiserichtlinie ist eines der wirksamsten Controlling-Instrumente im Geschäftsreise-Management. Sie legt die in einem Unternehmen geltenden Standards wie z.B. Hotel-Kategorien oder Buchungs-Klassen fest.

Ihr Ziel ist, Nachfrage und Buchungsverhalten effizient zu steuern, Durchsetzungs-Strategien zu perfektionieren und Indikatoren festzulegen, mit welchen sich er­zielte Einspar-Erfolge messen lassen. Das lohnt sich für Unternehmen jeder Größenordnung. Rund 20 Prozent Einsparungen bei den Geschäftsreise-Ausgaben sind durchschnittlich möglich. Manchmal auch deutlich mehr.

Wer zum ersten Mal eine Reiserichtlinie erstellt, sollte sich von Geschäftsreise-Experten beraten lassen. Denn nur so fließen alle wichtigen Punkte ein. Bei professioneller Vorgangsweise steht am Anfang die Ist-Analyse zur Ermittlung konkreter Zahlen, Daten und Fakten.

Zu den Reise-Gesamtausgaben, den Reisezielen, genutzten Verkehrsmitteln, Buchungsklassen und Hotels, zu Abrechnungs-Modalitäten, Genehmigungs-Prozessen oder auch zum Zeit-Aufwand für Organisation und Planung. Auf dieser Basis definiert das Geschäftsreisebüro gemeinsam mit dem  Kunden den Soll-Zustand in Form einer verbindlichen, eindeutig und klar formulierten Reiserichtlinie.

Von da ab gilt: Reiserichtlinie intern kommunizieren, bei Bedarf anpassen und sicher stellen, dass sie auch gelebt wird! Denn die beste Reiserichtlinie ist nur so effektiv wie die Konsequenz, mit der sie eingehalten wird! Das Management hat dabei Vorbild-Funktion. Die Regeln müssen für alle gelten.

Wirksame Tipps für die Geschäftsreise

  • Geschäftsreisen möglichst früh planen und von günstigeren Preisen profitieren
  • klar festlegen, wer was in Anspruch nehmen darf und Genehmigungs-Prozesse vereinfachen
  • Hotel-/Mietwagen-Kategorien vorgeben und Preis-Obergrenzen definieren
  • Reise-Verhalten auf Basis aussagekräftiger Reportings korrigieren (bevorzugte Leistungsträger, kostengünstige Buchungs-Klassen)
  • Lost Savings und Reason Codes analysieren
  • für wenig komplexe Reisen Online-Portale einbeziehen
  • Meilen-Konten effektiv nutzen.

TRAVELbusiness-Background: Hannes Schwarz ist Managing Director des internationalen Geschäftsreise-Spezialisten FCm Travel Solutions, in Österreich exklusiver Partner der Dr. Richard/COLUMBUS Gruppe.

FCm zählt mit rund 2000 Agencies in mehr als 75 Ländern zu den Top Five der globalen Business-Travel-Ketten und bietet großen und kleinen Unternehmen umfassende Travel-Management-Lösungen – von der Planung, Buchung und Abrechnung bis zur detaillierten Analyse und Optimierung. Ausführliche Informationen über FCm unter: www.at.fcm.travel