Start Business Wie Sie sinnvoll die Geschäftsreisekosten senken!

Wie Sie sinnvoll die Geschäftsreisekosten senken!

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Sharing Economy ist der neue Trend im Geschäftsreisen-Management. Ein White Paper von BCD Travel gibt darüber Auskunft (Grafik: Move, BCD Travel)
Sharing Economy ist der neue Trend im Geschäftsreisen-Management. Ein White Paper von BCD Travel gibt darüber Auskunft (Grafik: Move, BCD Travel)

Sharing Economy ist der neue Trend im Geschäftsreisen-Management. Ein White Paper von BCD Travel gibt darüber Auskunft (Grafik: Move, BCD Travel)
Sharing Economy ist der neue Trend im Geschäftsreisen-Management. Wie Mobility-Kosten effizient gesenkt werden können, zeigt das Beratungsunternehmen Expense Reduction Analysts (Grafik: Move/BCD Travel)
Carsharing und die Nutzung privater Unterkünfte liegen im Trend der Geschäftsreisen: Wer beruflich unterwegs ist, muss auf die gewohnte Flexibilität verzichten. Deshalb nutzt die jüngere Mitarbeitergeneration die Dienste der Sharing Economy gerne.

Unternehmen können diese Angebote dabei signifikante ökonomische Vorteile bringen. Dazu müssen diese aber klar in die Reisekostenrichtlinien integriert werden.

Die Lösung ist einfach: Experten von Expense Reduction Analysts, einer internationalen Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement und Kostenreduzierung, verankern Reisekostenrichtlinien in den Einkaufsprozess, um die Kosten von Unternehmen nachhaltig zu senken. Damit wird der finanzielle Freiraum von Unternehmen erweitert, um dann zusätzlichen Investitionen realisieren können.

  • Um das Budget für Reisekosten sowie die damit verbundenen Prozesse zu optimieren, ist es wichtig, klare Grenzen zu definieren, diese schriftlich festzuhalten und entsprechend zu kommunizieren. Die Anfertigung der Reistekostenrichtlinie ist dabei Grundvoraussetzung für eine effektives Travel Management.
  • Ein wirksamer Hebel um Reisebudgets transparenter zu machen, ist die Umstellung auf Sammelrechnungen. Einzelabrechnungen werden mit Lieferscheinen, Gutschriften und dem Vermerk der zugehörigen Kostenstelle zusammengeführt und den Unternehmen zum Monatsende zugestellt.
  • Verträge und Leistungen über ein Reisebüro abzuwickeln sowie verbindliche Buchungswege bringen zusätzliche Transparenz und weiteres Einsparpotenzial bei den indirekten Kosten. So können bis zu zehn Prozent der Reisekosten eingespart werden.
  • Regelmäßige Reviewgespräche helfen, vertragliche Bedingungen zu überprüfen und die Entwicklung der Reisekosten zu kontrollieren.
  • Wie Mobility-Kosten effizient gesenkt werden können, zeigt das Beispiel von Bridgestone Europe. Mit Hilfe von Expense Reduction Analysts hat das Unternehmen sein komplettes Travel Management umgestaltet, zentralisiert und auf einen End-to-End-Prozess umgestellt.

    Dabei wurden alle Bereiche von Flügen über Hotel- und Mietwagenbuchungen bis zur Mehrwertsteuerrückerstattung geprüft. Ziel war es, den Prozess so automatisiert, transparent und steuerbar aufzusetzen wie möglich.

    Im Zuge dieses Prozesses wurden die Reisekosten um eine zweistellige Rate gesenkt. Klaus Jeschke, Managing Director von Expense Reduction Analysts für die DACH-Region, sagt: „Unsere Experten von Expense Reduction Analysts helfen den Unternehmen, durch Ausschreibungen und Automatisierung der Buchungsprozesse, die Kosten im Travel Management signifikant zu senken. In vielen Fällen lassen sich die Reisekosten senken, ohne dass die Reisequalität schlechter werden muss.“

    Um Einsparpotenziale im Reisesektor zu erzielen, überprüft Expense Reduction Analysts den gesamten Verlauf von Reisebuchungen und Abrechnungen der Mobility-Kosten. Wichtige Instrumente sind die Analyse sowie die Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die im Zusammenhang mit Planung und Organisation stehen.

    Grundvoraussetzung für eine wirksame Kostensenkung im Travel Management ist die Überprüfung der vertraglichen Vereinbarungen unter Einbeziehung von Firmenförderprogrammen und Corporate Rates im Bereich Flug sowie der Firmenvereinbarungen bei Hotelbuchungen, der Großkundenrabatte bei Bahnreisen und Mietwagen sowie der Servicegebühren für das Reisebüro.

    Die Experten der Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement schöpfen durch gezielte Ausschreibungen das Einsparpotenzial optimal aus und passen dazu die Reiserichtlinien an die Rahmenbedingungen des Unternehmens an. Expense Reduction Analysts stellt sicher, dass die Unternehmen ihre Ausgaben im Bereich Reisekosten niedrig halten, sowie die intern verursachten Prozesskosten bei gleichzeitig bestmöglichen Marktpreisen reduzieren können.

    Das Fallbeispiel OMICRON zeigt, wie Reisebudgets erheblich gesenkt werden können. Die OMICRON electronics GmbH ist ein international tätiges Unternehmen aus Österreich mit weltweit 20 Niederlassungen und Kunden in über 140 Ländern, das innovative Prüf- und Diagnoselösungen für die elektrische Energieversorgung entwickelt und vertreibt.

    Vor der Prüfung durch ERA investierte OMICRON mehr als 510.000 Euro jährlich in Reisekosten. Durch die Optimierung der Verträge mit Hotels und Fluggesellschaften sowie der Buchungsprozesse realisierte OMICRON Einsparungen von 16,6 Prozent. Das entspricht 81.600 Euro, die das Unternehmen in andere wichtige Geschäftsbereiche investieren kann.

    Judith Zeiner, Business Controlling System Manager der OMICRON electronics GmbH, zieht ein positives Fazit: „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Expense Reduction Analysts sehr zufrieden, denn die Ergebnisse haben unsere Erwartungen übertroffen.“ „Die Lösungen im Travel Management müssen insbesondere den Ansprüchen der Geschäftsreisenden gerecht werden“, sagt Jeschke.

    Geschäftsreiseprozesse: Wo können Unternehmen bei Kosten für Dienstreisen sparen? (Infografik: Concur, technoconsult)
    Wo können Unternehmen bei den Kosten für Dienstreisen sparen? (Infografik: technoconsult, Concur)
    TRAVELbusiness-Background: Expense Reduction Analysts wurde 1992 gegründet und ist auf die Reduzierung von Beschaffungskosten spezialisiert. Das Unternehmen optimiert pro-aktiv mit mehr als 700 Experten in über 25 Ländern nachhaltig das Kosten- und Lieferantenmanagement in über 40 Kostenkategorien. Die Experten von Expense Reduction Analysts verfügen über langjähriges Know-how in Kostenkategorien wie Energie, Versicherung, Logistik, Telekommunikation, Entsorgung, Marketing und Fuhr­parkmanagement.

    Durchschnittlich erzielt Expense Reduction Analysts Einsparungen im zwei­stelligen Prozentbereich. In Deutschland, Österreich und der Schweiz hat Expense Reduction Analysts über 1.400 Kunden.

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