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Travel Manager über Strategien für geringere Reisekosten

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Travel Manager nutzen verschiedene Strategien, um Kosten zu reduzieren. Dazu gehören Richtlinien, Anbieter, Daten und
Prozessmanagement. Die Unterschiede im Vergleich zum Vorjahr stellen sich in der aktuellen AirPlus-Studie wie folgt dar:

  • Richtlinienmanagement: In den Ländern, die auch bei der letzten Studie befragt wurden, ist der Anteil derjenigen Unternehmen, die mit Reiserichtlinien arbeiten, bei 82 Prozent konstant geblieben. Im Gegensatz zu 67 Prozent im letzten Jahr verfügen heute 72 Prozent über Richtlinien für alle (anstatt nur für einige) Bereiche ihrer Reiseprogramme.

    Von denjenigen Unternehmen, die Richtlinien eingeführt haben, kontrollieren immer mehr auch deren Einhaltung: 93 Prozent gaben an, dass sie die Einhaltung prüfen, im Vorjahr waren es nur 89 Prozent. 42 Prozent gehen davon aus, dass sie ihre Richtlinien strenger gestalten werden, und lediglich 4 Prozent gehen von einer Lockerung aus.

  • Anbietermanagement: In Travel Management Kreisen steht die langfristige Zukunft ausgehandelter Rahmenverträge – insbesondere mit Fluggesellschaften – immer wieder auf der Agenda. Die Ergebnisse der Studie legen aber nahe, dass solche Sondertarife wieder an Beliebtheit gewinnen.

    In den Ländern, die bereits an der letztjährigen Studie teilgenommen haben, ist der Anteil der Unternehmen, die Sondertarife mit Fluggesellschaften ausgehandelt haben, von 54 Prozent auf 58 Prozent gestiegen.Auch in diesem Jahr nutzen mehr Unternehmen Vorzugskonditionen für Hotels als für alle anderen Reisedienstleistungen, wobei der Anteil von 71 Prozent im Vorjahr auf 72 Prozent stieg.

    Vermehrt wurden gleichfalls Sonderraten mit Mietwagenfirmen ausgehandelt, hier war ein Anstieg von 53 Prozent auf 55 Prozent zu verzeichnen. Der Prozentsatz derjenigen, die Rabatte für Konferenzen und Tagungen nutzen, wuchs von 39 Prozent auf ein weiteres Rekordhoch von 42 Prozent.

  • Prozessmanagement: Ein gutes Beispiel für einen Bereich, der sich im Vergleich zum Vorjahr deutlich nach vorne bewegt hat, ist die Automatisierung der Reisekostenabrechnung. In den Ländern, die auch im Vorjahr befragt wurden, haben 63 Prozent der Travel Manager aktuell angegeben, dass sie ihre Reiseabrechnungen zukünftig auf elektronischem Weg erhalten möchten. Im Vorjahr machten nur 59 Prozent von ihnen diese Angaben.
  • Zeitmanagement: In der diesjährigen Studie kristallisierte sich ein potenziell besorgniserregender Trend heraus – eine weitaus größere Anzahl an Befragten gab an, dass ihnen aufgrund anderweitiger Verpflichtungen die Zeit fehle, sich der Organisation von Geschäftsreisen entsprechend zu widmen.

    Die Anzahl derer, denen nach eigenen Angaben aufgrund anderer Verpflichtungen nicht ausreichend Zeit für das Reisemanagement zur Verfügung steht, ist von 34 Prozent auf 44 Prozent gestiegen.Auf die Frage, wie viel Zeit sie für das Reisemanagement aufwenden, ist eine Rückentwicklung festzustellen: 64 Prozent sagen, dass sie nur weniger als ein Viertel ihrer Arbeitswoche für diese Aufgaben einsetzen. Im Vorjahr stimmten dieser Aussage noch 61 Prozent zu. Nur 7 Prozent verwenden mehr als drei Viertel ihrer Zeit für die Organisation von Geschäftsreisen.

  • Datenmanagement: Eine der großen veränderungen, die sich in der diesjährigen Studie abzeichnet, ist der Anteil der Unternehmen, die ihre Reisekosten mit Hilfe von Analysetools oder Software auswerten. Waren es im Vorjahr noch 34 Prozent, so sind es nunmehr 43 Prozent.Dies ist ein wirklicher Durchbruch, bedenkt man, dass der Anteil zuvor drei Jahre in Folge bei 33 bis 34 Prozent stagnierte.

    Weniger positiv ist die Erkenntnis, dass weiterhin nur 81 Prozent ihre Geschäftsreisekosten überhaupt auswerten – entweder mit oder ohne Hilfsmittel (im Vergleich zu 82 Prozent im letzten Jahr).

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