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Die versteckten Kosten von Geschäftsreisen

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Emirates Business Class im Airbus A380 610x384pix
Geschäftsreisen kosten Unternehmen oft mehr als angenommen. Das beweist jetzt eine Studie (Foto: Tobias Groos/Wikimedia)
Der internationale Geschäftsreiseanbieter Egencia hat im Rahmen einer Studie versteckte und bisher übersehene Kosten von Geschäftsreisen aufgespürt und Lösungen gefunden, wie Unternehmen diese Kosten in ihrem Travel Management Programm effizienter erfassen und kontrollieren können. „Unternehmen mit ausgereiften Reiseprogrammen haben die bei ihren Geschäftsreiseanbietern möglichen Einsparungen nahezu ausgeschöpft. Gleichzeitig besteht eine erhöhte Erwartung unter Geschäftsreisenden und Außendienstmitarbeitern, Reisetools nutzen zu können, die vergleichbar sind, mit Anwendungen zur privaten Reiseplanung. Unser White Paper setzt genau da an, denn es beschäftigt sich damit, neue oder weniger bekannte Wege zur Geldeinsparung und Kostenkontrolle zu finden und gleichzeitig die Erwartungen moderner Geschäftsreisender an die Reisetechnologie zu erfüllen“, sagt Florian Storp, Geschäftsführer von Egencia Deutschland.

Das White Paper „Die wahren Kosten von Geschäftsreisen“ identifiziert im Wesentlichen drei Bereiche, in denen Unternehmen künftig signifikante Einsparungen erzielen können:

Management der Produktivitätskosten von Geschäftsreisen

In der Studie werden die Vorteile eines gut konzipierten Online-Buchungstools mit intuitiv gestalteten Benutzeroberflächen und einer effizienten Technologie aufgezeigt. Ein Pluspunkt sind zunächst signifikant niedrigere Transaktionsgebühren im Vergleich zur Buchung über einen Reiseberater.

Außerdem besteht die Möglichkeit der Durchsetzung von Richtlinien mit Hilfe im Tool eingebetteter Kontrollfunktionen und die Tendenz zu kostengünstigen Optionen bei Selbstbuchungen durch den sogenannten „Visual Guilt Effekt“.

Kosteneinsparungen durch die vermehrte Nutzung bevorzugter Anbieter und die häufigere Verwendung zusätzlich ausgehandelter Preisnachlässe sind außerdem gegeben. Der offensichtlichste Nutzen eines guten Online-Buchungstools besteht vor allem in der Zeiteinsparung bei der Buchung oder dem Management von Geschäftsreisen und somit in einer Erhöhung der Produktivität.

Dass die Kosten des Produktivitätsverlustes durch ineffiziente Reisebuchungsprozesse nicht zu unterschätzen sind, zeigt beispielsweise der Fall des Automobilunternehmens Club Assist.

Mehrere Manager berichteten, dass sie mindestens 25 Prozent ihrer Wochenarbeitszeit allein für die Genehmigung und das Management der Reisen ihrer Mitarbeiter aufwendeten, bevor sie sich für ein neues Online-Reisebuchungstool entschieden haben, mit der der Vorabreisegenehmigungsprozess von 15 Minuten auf fünf Sekunden verkürzt wird (Club Assist, Fallstudie, März 2012).

Management der immateriellen Kosten von Geschäftsreisen

Das White Paper erläutert außerdem, wie die Jobzufriedenheit durch Reisetools und -richtlinien erhöht werden kann, denn eine schlechte Reiseplanung kann Einfluss auf die Motivation von Reisenden haben. Diese immateriellen Kosten sind grundsätzlich schwer zu beziffern.

IllustrationErdballJet200x200pixEin wichtiger oder häufiger immaterieller Kostenfaktor wäre zum Beispiel die sinkende Arbeitsmoral der Mitarbeiter oder die Unzufriedenheit mit Arbeitsbedingungen oder Arbeitsmitteln. Moderne Reisende erwarten beispielsweise, dass ihnen für Reisebuchungen ein einfacher Zugang zu bestimmten Tools auf nur einer Website zur Verfügung steht.

Dementsprechend wird ein Programm und in der Folge ein Reisemanagementanbieter negativ wahrgenommen, wenn diese intelligenten Tools nicht zur Verfügung stehen, was wiederum zu frustrierten und letztlich weniger produktiven Reisenden führt.

Individuell einstellbare und personalisierungsfähige Technologien tragen erheblich zur Zufriedenheit von Mitarbeitern bei, da sie auf die spezifischen Reisemuster eines Unternehmens und für einzelne Personengruppen abgestimmt werden können und somit den Buchungsprozess straffen und die Produktivität erhöhen.

Auch die Ausgestaltung von Reiserichtlinien, die den Bedürfnissen der Reisenden gerecht werden, kann zur Jobzufriedenheit beitragen: Eine preisgünstige Flugreise mit zahlreichen Anschlussflügen und Zwischenstopps kann zwar eine unmittelbare Kosteneinsparung bedeuten, aber verursacht immateriellen Kosten in Form von weniger produktiven Mitarbeitern aufgrund von Erschöpfung.

Unternehmen sollten daher die Umsetzung einer Richtlinie erwägen, die es insbesondere „Dauerreisenden“ erlaubt, auch Direktflüge zu buchen.

Management der monetären Kosten von Geschäftsreisen

Auch bei den klassischen Ausgaben wie etwa Flugtickets und Hotels gibt es noch Einsparungspotenzial, wie Egencias White Paper dokumentiert. So kosten etwa nicht erstattungsfähige Flugtickets im Vergleich zu erstattungsfähigen Tickets knapp 60 Prozent weniger.

Gut gemanagte Reiserichtlinien können zudem die jährlichen Reisekosten eines Unternehmens um 45 Prozent oder mehr reduzieren. Auch eine frühzeitige Buchung kann zur Kostensenkung beitragen. Diese kann entsprechend in den Reiserichtlinien vorgegeben werden.

Wer Reisenden einen Zugang zu umfassenden Reiseoptionen gewährt und auf Offline-Lösungen verzichtet, kann bis zu 15 Prozent Kosten einsparen.

Richard Sebald, Travel Manager der Unternehmensberatung BearingPoint GmbH, erklärt inwiefern ihn Egencia bei der Optimierung des Geschäftsreisemanagements unterstützte: „Durch die Nutzung des Online-Buchungstools von Egencia konnten wir eine durchschnittliche prozentuale Online-Buchungsrate von über 90 Prozent erlangen. Diese führte in den Jahren 2011 und 2012 zu Einsparungen von knapp 400.000 Euro bei den Transaktions- und Reisebürogebühren. Außerdem sind wir stolz auf die Tatsache, dass wir durch die transparente Darstellung der Flugpreise und dem sogenannten Visual Guilt Effekt im selben Zeitraum circa 5,5 Millionen Euro bei den Flugkosten eingespart haben.“

Das White Paper „Die wahren Kosten von Geschäftsreisen“ kann auf der Webseite von Egencia kostenlos heruntergeladen werden.

Background: Egencia ist ein Tochterunternehmen der Expedia Inc., dem weltweit größten Reiseanbieter. Es ist das fünftgrößtes Geschäftreiseunternehmen der Welt, das im November 2012 sein zehnjähriges Firmenjubiläum hatte. Mehr als 2200 Mitarbeiter weltweit haben in 2012 einen Umsatz von über 4 Mrd. Dollar getätigt. Mehr als 4 Millionen Geschäftsreisende in 10.000 Unternehmen in nahezu 60 Ländern werden betreut. Weitere Fakten: 82 Prozent durchschnittliche Online-Buchungsrate sowie 90 Prozent Einhaltung der Reiserichtlinien; Zugang zu 190.000 Hotels und Vergünstigungen sowie zusätzlichen Annehmlichkeiten.

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