Start Business Wird Produktivität auf Geschäftsreisen ausgebremst?

Wird Produktivität auf Geschäftsreisen ausgebremst?

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Concur App Center: Geschäftsreisender telefoniert
Das Concur App Center steht weltweit allen Unternehmen und Geschäftsreisenden zur Verfügung

Rund 80 Prozent der Geschäftsführer, Führungs- und Fachkräfte in Deutschland finden es wichtig, auf Geschäftsreisen produktiv zu sein. Nach der Schnelligkeit der Verbindung ist dies für sie das zweitwichtigste Kriterium bei der Buchung. Doch jeder Dritte kümmert sich nur manchmal oder gar nicht darum, die Voraussetzungen für produktives Arbeiten auf Reisen zu schaffen, und verschenkt so wertvolle Arbeitszeit. Zu diesem Ergebnis kommt die Umfrage „Chefsache Business Travel 2013“ von Travel Management Companies im Deutschen ReiseVerband (DRV). Professionelle Geschäftsreisebüros übernehmen die Reiseplanung und schaffen gemeinsam mit den Unternehmen die Grundlage dafür, dass Mitarbeiter sich auch unterwegs auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Eine Management-Grundregel lautet: Zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver. Auf Geschäftsreisen wird diese Weisheit jedoch oft nicht befolgt. Dabei möchten viele die An- und Abreise oder den Aufenthalt im Hotel nutzen und in Ruhe telefonieren, E-Mails schreiben, an Präsentationen oder Kalkulationen arbeiten.

Doch mangelhafte Reiseplanung und -betreuung sorgt oft dafür, dass der Mitarbeiter unterwegs gestresst ist und sich nicht auf seine Arbeit konzentrieren kann. Schlecht ausgestattete Unterkünfte, etwa ohne W-Lan auf dem Zimmer, behindern die Produktivität zusätzlich. Oft fehlen auch Wellness-Angebote, die dabei helfen, die nötigen Ruhepausen einzulegen.

„Ein Mitarbeiter, der nach einem Transatlantikflug für eine Kundenverhandlung topfit sein soll, muss die Reise auch zur effektiven Vorbereitung nutzen können und bei Ankunft ausgeruht sein. Das geht schwerlich in der Economy Class“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des DRV-Ausschusses Business Travel. „Unternehmen sollten den Produktivitätsfaktor viel stärker berücksichtigen. Dies gilt schon bei der Ausgestaltung von Reiserichtlinien und erst recht bei der konkreten Planung von Geschäftsreisen.“

Bei diesen Aufgaben können Unternehmen auf die Unterstützung durch externe Spezialisten bauen. Geschäftsreisebüros übernehmen die Reiseplanung und -buchung unter Berücksichtigung der vorgegebenen Firmen-Reiserichtlinie.

Diese beinhaltet Vorgaben zur Reisegestaltung, etwa zur Beförderungsklasse, in Abhängigkeit davon, wie lange die Reise dauert oder ob der Mitarbeiter Vielflieger ist. Mit dieser Hilfe schaffen Unternehmen optimale Arbeitsbedingungen auch für unterwegs.

Durch professionelles Reisemanagement lassen sich etwa unnötige Wartezeiten aufgrund schlechter Verbindungen vermeiden und Hotels auswählen, die in ihrer Lage und Ausstattung den Vorgaben des Unternehmens entsprechen.

Auch bei unvorhersehbaren Änderungen des geplanten Reiseablaufs ist der Reisebüropartner stets zur Stelle, kann beispielsweise rund um die Uhr Umbuchungen vornehmen und somit dem Reisenden wertvolle Zeit sparen. So tragen die Geschäftsreisebüros zu mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter auf Reisen und damit auch zur verbesserten Produktivität bei.

Die Studie „Business Travel 2013“ wurde im Auftrag des Deutschen ReiseVerbands (DRV) durchgeführt. 100 Geschäftsführer, die selber regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, sowie 100 geschäftsreisende Führungs- und Fachkräfte aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern wurden dafür zum Thema Geschäftsreisen befragt.

Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Knapp 90 Prozent schicken ihre Mitarbeiter mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder zumindest vorzubereiten.

Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch trotzdem oft keine strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. Nicht nur Kosten, sondern auch andere Kriterien wie zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Sicherheit gilt es zu beachten.

Ziel der Initiative von Travel Management Companies im DRV ist es, Geschäftsreisen als strategisches Managementthema zu verankern und den Nutzen eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit den Geschäftsreisebüros auf Entscheiderebene besser bekannt zu machen.

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