Start Hotels Mehr Transparenz und noch bessere Kontrolle durch virtuelle Bezahllösungen

Mehr Transparenz und noch bessere Kontrolle durch virtuelle Bezahllösungen

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Virtuelle Bezahllösungen liegen im Trend (Foto: HRS)
Virtuelle Bezahllösungen liegen im Trend (Foto: HRS)

Virtuelle Bezahllösungen, wie sie das führende Hotelportal HRS Geschäftsreisenden und Kunden anbietet, liegen im Trend (Foto: HRS)
Virtuelle Bezahllösungen, wie sie das Hotelportal HRS Geschäftsreisenden anbietet, liegen im Trend (Foto: HRS)
„Notwendig, aber ungeliebt“ – so dürfte das Fazit vieler Geschäftsreisender ausfallen, wenn das Gespräch auf die administrativen Aufgaben vor und nach einer Geschäftsreise fällt. Umständliche Beantragung von Reisekostenvorschüssen oder Vorkasse für die Hotelkosten, die zeitaufwendigen Kostenabrechnung nach der Geschäftsreise – es gibt viele Ressourcenfresser innerhalb dieses Prozesses.

Der Aufwand ist beträchtlich: Durchschnittlich €53 Euro und 20 Minuten kostet jeder einzelne Expense Report, wie ein gemeinsames Whitepaper der Global Business Travel Association (GBTA) und des Hotel Solutions Providers HRS aufzeigt. Nahtlos integrierte, digitale Prozesse können sowohl Geschäftsreisende als auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung deutlich entlasten.

Keine Vorleistungen durch den Reisenden mehr notwendig

Payment-Lösungen mit virtueller Kreditkarte senken nicht nur die indirekten Kosten, sondern sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle. Der Reisende muss nicht in Vorleistung gehen, die Bezahlung ist einheitlich geregelt. Das Unternehmen kann einzelne Leistungen, die das Unternehmen erstattet (wie etwa Frühstück oder WLAN) genau definieren.

Gerade im deutschen Markt, in dem lediglich jeder Dritte über eine Kreditkarte verfügt, eine einfache und attraktive Option für Unternehmen, um die Bezahlung der Hotelkosten aus einer Hand zu regeln. Ein Missbrauch ist dadurch praktisch ausgeschlossen, da die einzelnen Posten genau gesteuert werden können.

Noch mehr Entlastung bringt die Rechnungsdigitalisierung, wie sie etwa HRS mit „Paperless Travel“ anbietet. Sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten werden hier für das Unternehmen zusammengeführt. Jede Hotelrechnung ist in einzelne Posten aufgeschlüsselt und die Mehrwertsteuer auf Einzelpositionsebene ausgewiesen.

Diese außergewöhnlich detaillierten Hoteldaten können Geschäftsreiseverantwortliche etwa zur Kontrolle der Reiserichtlinien oder für Verhandlungen mit Hotelpartnern heranziehen. Dem Reisenden erspart es eine solche Lösung zudem, einzelne Quittungen zusammenzusuchen, zu sortieren und zuzuordnen – alles ist bereits genau aufgeführt.

HRS übernimmt das Matching der Buchungs- und Rechnungsdaten und stellt dem Unternehmen die Informationen digitalisiert zur Verfügung. Das Travel Management erhält so eine detaillierte Auflistung über die während eines Hotelaufenthalts angefallenen Kosten, ohne dass der Mitarbeiter noch eine Papierrechnung mitnehmen und selbst den Prozess anstoßen muss. Erfahren Sie mehr zu den Bezahllösungen und laden Sie das Whitepaper hier kostenlos herunter. (Advertorial)

Wie die virtuelle Bezahllösung abläuft, erfahren Sie in folgendem Video:

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