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Digitale Hotelrechnung vereinfacht Prozesse

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Geschäftsreisen-Abrechnungen werden noch einfacher. Denn ab sofort bietet der globale Hotel Solutions Provider HRS seinen 40.000 Firmenkunden weltweit gemeinsam mit dem internationalen Anbieter von Bezahl- und Abrechnungslösungen für Geschäftsreisen, AirPlus, eine Erweiterung seiner bestehenden Bezahllösung an.

Neben der zentralen Bezahlung der Hotelbuchungen offeriert HRS mit „paperless.travel“ weltweit eine Verifizierung und digitale Aufbereitung der Hotelrechnungen.

Mit der Integration der AirPlus-Lösung A.I.D.A., die auf einer virtuellen MasterCard basiert, wird dieser Service jetzt automatisiert und für zentrale Kreditkartenzahlungen erweitert.

Der Kunde erhält so über etablierte Schnittstellen mit AirPlus die aufgeschlüsselten Rechnungsdaten mit der separaten Ausweisung der Mehrwertsteuerbeträge auf Einzelpositionsebene. Eine solche Informationstiefe bestand bisher nur bei Flug- und anderen Transportleistungen. Die neue Bezahllösung steht auch für hotel.de Kunden zur Verfügung.

Alles wird einfacher und kostengünstiger

Durch die Zusammenführung der Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten lassen sich insbesondere die Prozesse im Finanz- und Abrechnungsbereich der buchenden Unternehmen automatisieren und deutlich vereinfachen.

Die digitale Bereitstellung der Übernachtungsrechnungen ermöglicht dem Reisekostenmanagement erhebliche Einsparungen und Prozessverbesserungen. Die zur Verfügung gestellte Datentiefe erleichtert die Zuordnung und Analyse der Hotelkosten.

Gleichzeitig profitieren Reisende von einer vereinfachten Reisekostenabrechnung und müssen nicht mehr in Vorkasse treten. Auch für Unternehmen entfallen die ungeliebten, weil prozessaufwendigen Reisekostenvorschüsse.

„Wir sehen hier enormes Potenzial für Kunden. Sie profitieren von transparenten Zahlungsvorgängen und aussagekräftigen Daten. Diese ermöglichen es, die gesamten Hotelkosten zu betrachten und entsprechend zu optimieren. Durch die automatisierten Abläufe, sparen sie zudem eine Menge Zeit bei der täglichen Arbeit“, sagt Volker Huber, Leiter des globalen Firmenkundengeschäfts bei HRS.

Erfassung der „Total Cost of Trip“ wird für Unternehmen erleichtert

Bislang sind nur wenige Unternehmen in der Lage, die gesamten direkten Kosten einer Geschäftsreise zu beziffern. Durch die nun zur Verfügung stehenden Detailinformationen zu den Hotelkosten wird eine wichtige Lücke geschlossen, um vollständige Transparenz zu erhalten.

Die hohe Datenqualität erlaubt Unternehmen weitere Einsparpotenziale bei ihren Hotelausgaben zu identifizieren und ihre Einkaufsstrategien in diesem Bereich zu optimieren.

Professionelle Lösungen erleichtern das Travel Management

Als globaler Hotel Solutions Provider bietet HRS den Firmenkunden eine Vielzahl an Tools und Services, die die gesamte Wertschöpfungskette rund um die Hotelbuchung abdecken – vom globalen Hoteleinkauf über die Abwicklung der Buchungen und innovative Bezahllösungen bis hin zur Übermittlung relevanter Daten zur Analyse der Übernachtungskosten.

Mit seiner großen Geschäftsreiseexpertise bietet das in Köln ansässige Unternehmen individuelle Beratung und entwickelt passgenaue Lösungen, die die Reiseverantwortlichen dabei unterstützen, Prozesse zu optimieren, Kosten einzusparen und die Reisenden im Unternehmen zufriedenzustellen.

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