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Hotel-Einkauf: Wann zahlt sich welche Methode aus?

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Hotel-Einkauf
Travel Manager und Geschäftsreisen-Verantwortlich stehen vor der Frage: Verhandelte oder dynamische Raten beim Hoteleinkauf? (Foto: Hotel Einstein in St. Gallen)

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Travel Manager und Geschäftsreisen-Verantwortlich stehen vor der Frage: Verhandelte oder dynamische Raten beim Hoteleinkauf? (Foto: Hotel Einstein in St. Gallen)
Unternehmen und ihre Reiseverantwortlichen und Travel Manager stehen immer wieder vor der Frage, ob für Geschäftsreisen verhandelte Fix-Raten für Hotels einen Vorteil gegenüber dynamischen Einkaufspreisen bieten. Ein Whitepaper der CWT Solutions Group hat herausgefunden, dass die Vorteile für das eine oder andere Preismodell von verschiedenen Faktoren abhängig sind.

So lagen im Durchschnitt die verhandelten Raten 22,7 Prozent unter den besten verfügbaren Raten von Hotels und bieten damit starke Kostenvorteile für Unternehmen. Gleichzeitig lohnt sich aber auch ein Blick auf Standort, Hotelvolumen, Sternekategorie und Zusatzleistungen – hier können durchaus Einsparvorteile bei dynamischen Raten liegen.

Grundlage der Studie der CWT Solutions Group, die Firmen berät, analysiert und konkrete Handlungsempfehlungen für den Einkauf aufzeigt, sind fast 70.000 „Best Available Rates“ (BAR) von 6.400 Hotels sowie anonymisierte verhandelte Raten von 134 Unternehmen.

Die Zahlen der Studie legen nahe, dass in Verkäufermärkten mit starker Nachfrage nach Hotelzimmern (beispielsweise New York, Sao Paulo oder Paris) die fix verhandelten Raten nicht viel Nachlass mit sich bringen, da die Hotels die Preise bestimmen können. Hier könnte eine dynamische Vereinbarung über zehn bis 15 Prozent Rabatt auf die Best Available Rates die bessere Lösung darstellen. In Käufermärkten dagegen bleiben verhandelte Raten die Strategie der Wahl.

Eine ähnliche Regel lässt sich für die Hotelkategorie aufstellen: Die verhandelten Raten von Niedrigpreis-Hotels bieten generell geringere Nachlässe als die von Drei-, Vier- und Fünf-Sterne-Häusern – das heißt, sie eignen sich eher für eine dynamische Vereinbarung.

Allerdings spielt auch hier die Auslastung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Da Hotels umso höhere Nachlässe für Fix-Raten einräumen, je mehr Einkaufsvolumen ein Einkäufer oder Travel Manager auf den Tisch legt, kommen die dynamischen Modelle außerdem eher für kleinere Budgets in Frage als für größere.

Wie die Studie deutlich zeigt, sind Zusatzleistungen wie Frühstück, WLAN oder Konferenzräume zwar typischerweise nicht Teil von Hotelpreis-Verhandlungen, aber ebenso wenig zu vernachlässigen – sie können bis zu 20 Prozent zusätzlicher Einsparungen bringen. Wie hoch der Rabatt ist und ob sich also eher eine Fix- oder eher eine dynamische Rate lohnt, hängt in diesem Fall offensichtlich nicht von Käufer- oder Verkäufermärkten ab.

Grundsätzlich empfiehlt die CWT Solutions Group, dass sich Einkäufer und Travel Manager zunächst auf verhandelte Raten konzentrieren, da diese durchschnittlich die höheren Einsparungen erzielen. Dennoch sollten sie bei Verkäufermärkten, Häusern mit geringeren Volumina und niedrigerer Kategorie Dynamic Pricing in Betracht ziehen, aber auch die vergünstigten Raten ihres Geschäftsreiseanbieters zum Vergleich heranziehen.

Während der GBTA Conference 2014 in Berlin brachte Philippe Chonion, Manager Hotel Solutions EMEA der CWT Solutions Group im Rahmen der Podiumsdiskussion „Re-think Your Hotel Buying Strategy” in Berlin die zentralen Ergebnisse der Studie ein. Die Studie steht auf englischer Sprache zur Verfügung und kann hier heruntergeladen werden.

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