Start Business Geschäftsreisen: Was sind die Prioritäten in 2015?

Geschäftsreisen: Was sind die Prioritäten in 2015?

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Bessere Integration ihrer Geschäftsreise-Programme – das ist das Ziel der Unternehmen im Jahr 2015. Das zeigt eine Untersuchung der Hogg Robinson Group (HRG). Ausgereiftere Datenanalysen werden zu einem besseren Verständnis der Geschäftsreisegewohnheiten führen, Änderungen in der Reiserichtlinie nach sich ziehen und die Reiseausgaben transparenter machen. Das Risiko Management wird aber das wichtigste Thema sein in 2015.

HRG-Group Commercial Director Stewart Harvey: „2015 werden die Kunden von ihren TMCs noch mehr fordern und das Prozedere für ihr Risiko-Management verbessern. Die makroökonomischen Bedingungen werden sich im Großen und Ganzen nicht ändern und Kunden werden versuchen, noch mehr für ihr Geld zu bekommen, ohne dass dabei die Qualität des Services gemindert wird.”

Stewart Harvey: „Außerdem werden die geopolitische Instabilität und wetterabhängigen Ereignisse weiter zunehmen; beide Punkte bedeuten höhere Risiken für Reisende. Unternehmen haben eine gesetzliche Verpflichtung, um die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Deshalb steigen die Anforderungen im nächsten Jahr an das Risiko-Management.”

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Wie können sie dies alles erreichen? „Wir werden ein Wachstum an integrierten Lösungen über alle Kunden-Programme sehen, so dass wir bessere Datenauswertungen erhalten werden, um die Ziele zu erreichen, die für 2015 gesetzt wurden”, sagt Harvey.

Kunden streben immer häufiger eine Integration ihrer eigenen Technologien, mit denen ihres Reise-Dienstleisters an, um sämtliche erforderliche Services zur Verfügung zu stellen und das Programm-Management hinsichtlich Compliance, Kontrolle und Kosteneinsparungen zu optimieren.

„Das ist eigentlich nichts Neues”, meint Harvey. „Das sind drei Ziele, über die wir schon zuvor gesprochen haben. Was aber spannend ist, ist, wie wir das in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden zunehmend erreichen. Ein fantastisches Beispiel dafür sind unsere Kunden aus dem Energie- und Marine-Sektor. Aufgrund ihrer einzigartigen Anforderungen, unter den schwierigsten Bedingungen zu arbeiten, haben Kunden in diesem Sektor schon vor langer Zeit ihre eigene interne Technologie entwickelt, beispielsweise Lieferanten-Datenbanken.“

Diese benötigen den richten Lieferanten am richten Platz zur richtigen Zeit. Das ist besonders wichtig, mit den richtigen Reiseunterlagen. Geschäftsreisen sind unabdingbar für den Erfolg dieser Unternehmen.

Durch die Integration ihrer eigenen Technologie mit dem existierenden externen Reporting, den Buchungs- und Reiseausgaben-Management-Tools ihres Reise-Dienstleisters, können Kunden teure Verspätungen vermeiden, während HRG einen gemeinsamen und konsistenten Zugang zum gesamten Geschäftsreiseprogramm sicherstellt.

Kunden werden erfahrener, was die Analyse ihrer Reisedaten angeht und das ist ein Trend, der sich wahrscheinlich in 2015 fortsetzen wird.

Stewart Harvey: „Die Kunden nutzen die Reisedaten auf eine Weise, wie wir es uns vor drei Jahren noch nicht vorstellen konnten. Was einst die Domäne von Datenexperten war, kann nun von jedem verstanden werden, der mit einer Maus und einer PC-Tastatur umgehen kann.“

„Wir sehen dies sehr klar daran, wie Kunden das Reporting- und Tracking-Tool HRG Insight nutzen und weiterentwickeln. HRG Insight wurde ursprünglich entwickelt für Daten-Spezialisten, um alle möglichen Reise-Daten auszulesen. Doch die Kunden sagten uns, dass sie die Daten auch auf sinnvolle Weise ihren Travel Managern zur Verfügung stellen wollen. Deshalb haben wir die Relevanz der Daten durch Bereiche verbessert wie beispielsweise zusätzliche Reportingfunktionalitäten”, sagt der HRG-Group Comercial Director Stewart Harvey.

Und: „Durch das Bereitstellen von sauberen, relevanten und termingerechten Daten können wir unseren Kunden helfen, eine größere Transparenz über die Reiseausgaben auf Kostenstellen-Ebene zu erhalten, die Einhaltung zu erhöhen und Benchmarkings durchzuführen, um künftig weitere Einsparungen erzielen zu können.“

Die Konsolidierung war in den vergangenen Jahren der wichtigste Aspekt bei vielen Kunden. Und
unabdingbar für verbesserte Benchmarkings und bei Lieferantenverhandlungen, für das Daten-
Management, die Ermittlung des Aufenthaltsortes von Reisenden und die Kostenkontrolle.

Durch die Integration weiterer Märkte, und damit einhergehend den Zugang zu weiteren Daten der Flug und Hotelausgaben sowie Daten der Reisekostenabrechnung, erhalten Kunden eine größere Transparenz über ihre gesamten Reiseausgaben.

Harvey: „Zusätzliche Daten sind großartig. Aber viel wichtiger ist, was man mit ihnen macht. Der bessere Überblick über die Geschäftsreiseausgaben erlaubt es, Chancen für die Zukunft zu identifizieren. Das können verbesserte Verhandlungen mit Lieferanten sein, eine solidere Entscheidungsgrundlage dafür, wo das nächste Meeting stattfinden soll oder eine noch effizientere Steuerung des Reiseverhaltens.“

Mit den zusätzlichen Daten können die Daten-Analysten von HRG umfangreichere Trendanalysen
erstellen und es wird immer klarer, wer bucht wann und für wen. Durch den Zusatz, warum gebucht wird, können die Daten-Analysten Empfehlungen geben für die Weiterentwicklung der
Reiserichtlinien der Kunden, Chancen für weitere Kosteneinsparungen identifizieren und so
sicherstellen, dass das Reisebudget sinnvoller genutzt wird.

Die Fürsorgepflicht der Reisenden ist der wichtigste Punkt auf der Agenda für Unternehmen in 2015, vor allem in Anbetracht dessen, dass die geopolitische Instabilität und extreme wetterbedingte Vorkommnisse weiter zunehmen werden.

„Das Risiko-Management ist ein Bereich, in dem Unternehmen wissen, dass sie mehr tun sollten, um den Anforderungen zu genügen”, so Harvey. „Das umzusetzen ist allerdings schwierig, weil das Risiko mehrere Geschäftsbereiche betreffen kann und sich dann die Frage stellt, wer für welchen Bereich verantwortlich ist, um allen Anforderungen zu genügen. Im Ernstfall kann dies dazu führen, dass eine Reaktion nicht so schnell und effektiv ist wie sie es sein sollte.“

Die meisten HRG-Kunden haben entsprechende Richtlinien eingeführt. Ein klares Verständnis der internen Strukturen und Verantwortlichkeiten, wenn ein Zwischenfall passiert, ist notwendig. So wird sichergestellt, dass die Richtlinien effektiv kommuniziert werden, man auf die geänderten Geschäftsbedingungen flexibel reagieren und stabil auf die Widrigkeit reagieren kann.

Stewart Harvey: „Es ist geschäftsentscheidend, dass Kunden eine Richtlinie zum Risiko Management haben mit entsprechenden Mechanismen, wie im Falle einer Krise reagiert werden muss. Durch die Entwicklung und Implementierung einer Risiko-Management-Strategie, die ganz klar im gesamten Unternehmen kommuniziert wurde, können Kunden einen potenziellen Schaden in vier Bereichen minimieren: bei der Firmen-Reputation, beim finanzielle Risiko, bei der Fürsorgepflicht und bei den gesetzlichen Verpflichtungen.“

Background: Hogg Robinson Group plc (HRG) ist ein internationaler Anbieter hochwertiger Unternehmensdienstleistungen mit Hauptsitz in Basingstoke, UK. 1845 gegründet, spezialisiert sich HRG heute auf die Geschäftsfelder Reise-, Kosten- und Datenmanagement auf Basis eigener technischer Lösungen und Produkte.

Mit einem weltweiten Netzwerk, das mehr als 120 Länder umfasst, bietet HRG in Nordamerika, Europa, Asien-Pazifik, Afrika, Lateinamerika sowie im Nahen Osten und Westasien exzellentes lokales Marktwissen gekoppelt mit globaler Expertise.

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