Der Aufwand ist beträchtlich: Durchschnittlich €53 Euro und 20 Minuten kostet jeder einzelne Expense Report, wie ein gemeinsames Whitepaper der Global Business Travel Association (GBTA) und des Hotel Solutions Providers HRS aufzeigt. Nahtlos integrierte, digitale Prozesse können sowohl Geschäftsreisende als auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung deutlich entlasten.
Keine Vorleistungen durch den Reisenden mehr notwendig
Payment-Lösungen mit virtueller Kreditkarte senken nicht nur die indirekten Kosten, sondern sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle. Der Reisende muss nicht in Vorleistung gehen, die Bezahlung ist einheitlich geregelt. Das Unternehmen kann einzelne Leistungen, die das Unternehmen erstattet (wie etwa Frühstück oder WLAN) genau definieren.
Gerade im deutschen Markt, in dem lediglich jeder Dritte über eine Kreditkarte verfügt, eine einfache und attraktive Option für Unternehmen, um die Bezahlung der Hotelkosten aus einer Hand zu regeln. Ein Missbrauch ist dadurch praktisch ausgeschlossen, da die einzelnen Posten genau gesteuert werden können.
Noch mehr Entlastung bringt die Rechnungsdigitalisierung, wie sie etwa HRS mit „Paperless Travel“ anbietet. Sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten werden hier für das Unternehmen zusammengeführt. Jede Hotelrechnung ist in einzelne Posten aufgeschlüsselt und die Mehrwertsteuer auf Einzelpositionsebene ausgewiesen.
Diese außergewöhnlich detaillierten Hoteldaten können Geschäftsreiseverantwortliche etwa zur Kontrolle der Reiserichtlinien oder für Verhandlungen mit Hotelpartnern heranziehen. Dem Reisenden erspart es eine solche Lösung zudem, einzelne Quittungen zusammenzusuchen, zu sortieren und zuzuordnen – alles ist bereits genau aufgeführt.
HRS übernimmt das Matching der Buchungs- und Rechnungsdaten und stellt dem Unternehmen die Informationen digitalisiert zur Verfügung. Das Travel Management erhält so eine detaillierte Auflistung über die während eines Hotelaufenthalts angefallenen Kosten, ohne dass der Mitarbeiter noch eine Papierrechnung mitnehmen und selbst den Prozess anstoßen muss. Erfahren Sie mehr zu den Bezahllösungen und laden Sie das Whitepaper hier kostenlos herunter. (Advertorial)
Wie die virtuelle Bezahllösung abläuft, erfahren Sie in folgendem Video:
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